Para qualquer atividade é indispensável a organização das mensagens eletrônicas que chegam diariamente à caixa de e-mail, não importa o tamanho da sua empresa. Uma mensagem esquecida pode significar a perda de um negócio ou oportunidade de melhorar o relacionamento com os clientes. Para o SAC é ainda mais necessária a existência de uma ferramenta de gerenciador dos e-mails.
De acordo com a NeoAssist, empresa focado em tecnologia e soluções de atendimento ao cliente, um gerenciador de e-mails é fundamental para facilitar a rotina de atendimento. A ferramenta organiza o fluxo de mensagens enviadas e recebidas pela sua empresa permitindo controle geral das informações, e ajuda a equipe do SAC a se orientar diante de tantos e-mails e, assim, encaminhar as mensagens para as áreas corretas.
O uso dessa tecnologia traz inúmeros benefícios para as empresas, tais como o aumento da satisfação dos clientes, controle da qualidade do atendimento e metrificação do humor, aumento da produtividade e menos spam na caixa de entrada. Além disso, categorizando as mensagens e os consumidores, é possível retirar feedbacks interessantes dos dados do SAC.
Organização e coleta de dados
Muitas empresas investem tempo e dinheiro em pesquisas de satisfação quando todas as informações necessárias já estão disponíveis dentro dos e-mails. Se houver uma coleta inteligente dos dados, e a tecnologia tem papel fundamental nesse processo, é possível identificar problemas antes que eles estourem. Segundo a NeoAssit, a criação de pastas como “Feedbacks’’ou ‘’Problemas Frequentes’’ e a instrução de sua equipe no armazenamento correto dessas mensagens também contribui para a melhoria da empresa, de seus produtos e serviços.
A NeoAssist, relata um case muito interessante da Phillips nessa área. A marca identificou, logo após do lançamento de um novo fone de ouvido, algumas (poucas) reclamações referentes ao fio curto do produto, que impossibilitava que os usuários ouvissem música com o aparelho nos bolsos. Com essa informação em mãos, o SAC da empresa enviou as queixas para a engenharia que mudou o produto ainda na fábrica e agradou ainda mais os consumidores.
Ler e-mails e deixar para responder depois também é um grande erro da equipe do SAC, segundo especialistas da NeoAssit. O cérebro humano está sujeito a falhas e a memória costuma nos deixar na mão, por isso, os atendentes devem responder as mensagens assim que vê-las. Se a conversa precisar de mais informações para ser respondida, é preciso colocar um alerta na mensagem e ir em busca dos dados que restam. Mas não importa o humor do cliente, o e-mail dele deve ser respondido o quanto antes!
Com informações de Equipe NeoAssit
FONTE E CRÉDITOS > PORTAL CALL CENTER em portalcallcenter.com.br/index.php/2014-05-26-17-59-55/4390-a-importancia-de-um-gerenciador-de-e-mails-no-sac