Simpress oferece solução que simplifica gestão de contratos

Software automatiza processos, permite alterações online e registra todo o processo de negociação do acordo

São Paulo, dezembro de 2014 – Gerir contratos pode ser um grande desafio para as empresas. Na maioria dos casos, o número de clientes e fornecedores pode fazer com que a gestão manual desses documentos seja imprecisa. Isso acarreta em perdas de prazos, vencimento dos acordos e demora no processo de renovação de parcerias.

Ciente desse problema e preocupada em resolvê-lo, a Simpress, fornecedora de outsourcing de impressão e gestão de documentos, desenvolveu uma solução de ECM (Enterprise Content Management) que automatiza esse fluxo. Ela proporciona o controle de prazos e versões dos documentos, além de disponibilizar via web e dispositivos móveis as datas de vencimento, os valores de multas e outras informações dos acordos.

A solução tem início na captura dos documentos físicos e eletrônicos, passando pela indexação e o armazenamento. O fluxo de trabalho fica muito mais ágil, pois uma única busca resulta na localização de todo processo. Além disso, há o benefício da redução do espaço físico destinado à guarda de documentos.

Por meio desse software é possível controlar versões e fazer inclusões de aditivos aos contratos. Além disso, todo o histórico de negociação é gravado em um único local, organizando o conteúdo de forma mais profissional e segura. “Se o cliente tem interesse em armazenar proposta e e-mails trocados ou alterações que o departamento jurídico acerta, ele pode guardar esse conteúdo de forma detalhada, com datas e informações precisas”, explica Paulo Theophilo, diretor de Marketing e Negócios da Simpress.

Para garantir essa segurança, todos os contratos ficam registrados na nuvem da Simpress ou no servidor do cliente, depende da preferência do contratante. A escolha é do contratante do serviço. Com isso, os benefícios são os mais variados. A solução garante mobilidade, planejamento mais apurado ao fazer o controle dos acordos em um sistema - e não em planilhas auxiliares-, e menos manuseio de papel e agilidade, já que a informação digitalizada fica disponível para ser acessada em tempo real, só por pessoas autorizadas.

Assim, é possível realizar tarefas mais elaboradas. Por exemplo, um departamento acessa o documento, faz considerações, propõe alterações e envia para o próximo setor analisar o contrato. Toda a ação pode ser monitorada em tempo real, com indicadores de desempenho. Já o workflow pode ser acompanhado pela empresa, que passa a ter gestão completa sobre esses processos.

Sobre a Simpress

A Simpress, provedora de BPO de Documentos, tem em seu DNA a preocupação em oferecer soluções inovadoras e diferenciadas. O modelo de negócios da companhia envolve infraestrutura, tecnologias, processos e pessoas, proporcionando redução de custos, mais produtividade operacional e workflows mais eficientes.

Para atender clientes em todo o país conta com filiais na Bahia, Distrito Federal, Minas Gerais, Paraná, Rio de Janeiro e interior de São Paulo, 600 revendas e mais de 1,5 mil técnicos especializados.

Com mais de dez anos de atuação, sua operação cresceu mais de 11 vezes e hoje conta com mais de dois mil funcionários. Em 2013, seu faturamento atingiu R$ 464 milhões, sendo 7,5% maior do que o do ano anterior.

A companhia foi eleita, nos últimos oito anos, a maior provedora de outsourcing de impressão do mercado brasileiro, segundo pesquisa publicada pela Série Estudos Outsourcing. Neste período, também se consolidou como a mais premiada do setor, sendo destaque em rankings de publicações como Valor Econômico, Isto É Dinheiro, Exame, ComputerWorld e INFO Exame, entre outras.