Para um Departamento de Telemarketing alcance os resultados esperados, é necessário alguns cuidados básicos antes da implantação. Vários pontos precisam ser analisados e discutidos previamente. Dessa forma podemos dizer que um telemarketing eficaz é composto de três elementos básicos: Planejamento, Equipe e Idnfra-estrutura. Vamos ver cada um deles:
Planejamento:
Antes de qualquer coisa, é preciso definir as estratégias utilizadas, e isso pode variar de acordo a a peculiaridade de cada Entidade e detectar a necessidade de outras ferramentas de apoio ao telemarketing, como mala-direta, newsletters, informativos e etc...
A partir desse estudo é possível traçar as campanhas a serem trabalhadas, o roteiro de abordagem, o treinamento utilizado para a equipe envolvida.
Nesta fase também é preciso definir metas e a logística de arrecadação necessária para atender a demanda de doações que serão geradas.
- Meu mensageiros darão conta das doações geradas?
- Minha coordenadora está preparada para coordenar um volume alto de doações?
Também relacionado às metas está o dimensionamento da equipe, definição de comissionamento ou premiação por cumprimento de metas, horários de trabalho e infra-estrutura necessária.
Equipe:
Com as informações obtidas no planejamento, será possível definir o perfil dos operadores, qual treinamento será necessário, quais as campanhas de motivação apropriadas e ainda definir as atribuições do Supervisor da Operação e da Equipe.
O elemento EQUIPE é fundamental ! São os profissionais envolvidos no dia-a-dia do telemarketing, que serão a alavanca para o aumento da arrecadação o elo da Entidade com a Comunidade. Eles são os únicos com condições de divulgar o trabalho da Entidade para pessoas dispostas a colaborar.
Por isso mesmo deverão ser o termômetro para as mudanças de estratégia e ajustes necessários ao sucesso da operação. Os treinamentos técnicos e de produto deverão ser constantes, bem como as campanhas de incentivo.
Não dispense também técnicas de relaxamento e qualidade de vida. Cuide bem da sua equipe.
Infra-estrura:
Um local apropriado, com acústica que facilite a comunicação por telefone, móveis confortáveis, seguindo os padrões de ergonomia são requisitos básicos.
O mais importante de toda estrutura: O Software
Existem ferramentas específicas para gerenciamento de telemarketing. Tenha em mente a satisfação de itens essenciais, tais como: gerar produtividade, simplificar tarefas, controle máximo sobre o andamento dos processos e resultados, permissão de rápidas mudanças de estratégia e implantação de novas campanhas (flexibilidade).
O Sistema da Prisrma Brasil de Telemarketing foi desenvolvido para ajudar ONGs e demais Organizações do Terceiro Setor que necessitam de uma forma de captação de recursos financeiros eficiente.
Quando se fala de sistemas é preciso tomar cuidado com os extremos: um software simples demais pode ser barato, porém não dispõe da flexibilidade necessária a uma operação de telemarketing, causando limitações no momento de diversificar campanhas. Também um software sofisticado demais, pode ter recursos que você nunca vai utilizar e terá certamente uma implantação mais longa e complicada e exigirá equipamentos compatíveis
Outro ponto importante é prever o crescimento do departamento, assim sistemas modulares são ideais, pois você pode expandir de acordo com o seu crescimento. Portanto, é preciso avaliar muito bem suas necessidades e buscar o melhor custo x benefício.
É importante verificar se o fornecedor do seu sistema possui suporte técnico realmente especializado. Ele também deve oferecer atualizações do sistema, garantindo a preservação do seu investimento.
Outros fatores:
Podemos afirmar que existem outras variáveis que podem surgir, dependendo da Entidade, área de atuação, cultura e estrutura além do perfil de seus doadores. Mas a base para qualquer operação de telemarketing, passa pelos itens acima. Tomando os cuidados preliminares sugeridos, você estará potencializando suas chances de sucesso e certamente trilhando um rumo de grande sucesso!
FONTE E CRÉDITOS > PRISMA BRASIL em www.prismabrasil.com/estrutura-ideal-de-um-departamento-de-telemarketing